Background
News media representatives become very interested in postal operations from late November through Dec. 25. Being proactive by developing a special day of mail processing tours for local news media representatives is an excellent opportunity to showcase our products, services, and people, and encourages customers to mail early in the holiday season.
With a little pre-planning, your office will be ready to show the local community that we’re ready, willing, and prepared to handle all of its holiday mailing needs.
Listed below are some tips and ideas you can use to bring the news media in for a behind-the-scenes look at the hard work it takes to collect, transport, and process mail for local postal customers during the holiday mailing season.
Included in this kit are nine fact sheets about the Postal Service’s™ holiday operations as well as other holiday tips and timesavers to help you execute your events:
n By the Numbers.
n Home for the Holidays.
n Top 10 Bargains in Shipping.
n Holiday Helpers.
n Packing Tips.
n Click-N-Ship® Service.
n Create Holiday Cards and Letters for Friends, Family, or Customers.
n The Postal Store®.
n Carrier Pickup™ Service.
Corporate Communications Area Managers
Be sure to contact your Corporate Communications area manager to discuss holding a media open house and tour. They are here to help you plan and execute these activities and to engage the media.
Pre-Planning
n Talk with your plant manager and/or postmaster early about hosting a 1-day open house for local news media.
n Corporate Communications representatives should be included in any planning from the start. They’re a great resource, and ready to support your effort! Discuss the advantages of developing a “Mail Early” promotion as a way to reduce local originating volumes during our peak processing days, and how having processing and distribution center (P&DC) employees appearing on-camera can have a positive impact on employee morale. Determine the best time of day to begin the media tours, which will most likely occur from mid to late afternoon.
n Include the district security control officer in your plans so that the event is in compliance with any local, fast-breaking changes in local threat level assessments issued by the Department of Homeland Security.
n Ask the operations manager at the P&DC to provide you with statistical data regarding mail volumes (letters processed, packages mailed, and the total number of letters postmarked) from the previous holiday mailing season. Become familiar with the forecast for this year’s holiday mailing season.
n Corporate Communications will prepare the news release and media advisory to announce the event. Make sure to include that proper footwear is required on the plant work floor.
n The best time for tours is late afternoon/early evening. Most associate offices, stations, and branches are sending collection mail to the opening unit for cancellation and processing beginning in the late afternoon.
n Work with local managers to determine a logical flow to the tours, ensuring that camera crews and journalists will be able to photograph and observe the postmarking, automated letter sorting, and package sorting operations.
n Ask for help in identifying good photo opportunities in the processing operation. Find out when trucks containing Priority Mail® items are scheduled to arrive, and ask about the expected arrival of easily identifiable holiday packages such as boxes of fresh fruit.
n Prepare attractive press packets/folders with “Postal Facts” and information from the 2009 Holiday Mailing Season Press Kit, along with any local information that will help show the public the tremendous commitment of our employees to keep the mail flowing during our busiest time of year. Don’t forget to include background information on this year’s holiday stamps.
One Week Before the Open House Tours
n In conjunction with Corporate Communications, issue an approved news release to local news media outlets.
n Pitch your event directly by making calls to local news reporters, assignment editors, and news desks to ensure they have reviewed your news release, and ask if they intend to attend. Let them know you will be available, and will have some great photo opportunities available for them to support a great story. Suggest they reserve a specific time of day for a tour as a way to encourage and solidify coverage by their publication or broadcast outlet.
n Provide processing employees and supervisors with a “heads-up” in the form of a service talk or announcement so they will know news media representatives will be onsite. Work with processing supervisors to identify employees who might be available to talk to the news media about their past experiences with the heavy mail volumes expected during the holiday mailing season.
n Talk with the postal police and ensure all security personnel are aware of local plans. Ensure temporary security badges will be available to be issued to media representatives on the day of the tours. Consider making refreshments available for news media attendees.
Day of the Open House
n Call local news outlets early to confirm attendance and tour times.
n Ensure that all photographers are advised that all video and photographs should not reveal any specific names or addresses on individual pieces of mail, as this is a violation of our privacy guidelines.
n Get updates on the mail processing profile for that day, and make adjustments to your planned tour flow as needed.
n Utilize support staff to assist with hosting news media representatives if you are currently providing a tour to a competing news outlet. Provide a comfortable environment for them while they wait.
n Keep plenty of drinking water available. You’ll need it, especially if you are planning to do tours on an individual basis for each attending news outlet.
n Monitor the results of your efforts on the late evening news and the following day in the newspaper.
The Day After
n Provide a media coverage summary to local managers and Corporate Communications to document your efforts.
n Don’t forget to send photos and write-ups to News Link for possible publication.
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U.S. Postal Service Holidays By The Numbers
Servicio Postal de los EE. UU.
Las Fiestas en Cifras
234 Cantidad de años que el Servicio Postal de los EE. UU. (U.S. Postal Service®) ha estado repartiendo la alegrìa de las fiestas.
16,600 millones Cantidad de tarjetas, cartas y paquetes a ser entregados entre el Dìa de Acción de Gracias y la Navidad.
3,000 millones Cantidad de cartas enviadas por correo durante las fiestas.
839 millones Cantidad de piezas postales procesadas el 14 de diciembre, el dìa del año de más envìos postales.
583 millones Cantidad promedio de piezas postales procesadas diariamente.
692 millones Cantidad promedio de piezas postales procesadas diariamente durante las fiestas.
30 millones En libras, la cantidad de correo que procesará el Servicio Postal (Postal Service™) para instalaciones militares en el exterior, incluidas las zonas de guerra en Irak y Afganistán.
192,000 Cantidad de vehìculos utilizados para transportar el correo de las fiestas, incluidos 142,000 camiones de media tonelada.
2,110 millones Cantidad de estampillas para las fiestas que imprimió el Servicio Postal este año.
97 millones Cantidad de clientes que visitan la Oficina de Correos (Post Office™) durante las fiestas.
41 millones Cantidad de visitas al sitio web del Servicio Postal, www.usps.com, durante las fiestas.
3.6 millones Cantidad de etiquetas de envìo impresas desde los hogares durante las fiestas usando Click–N–Ship®.
Fechas lìmite de entrega
4 de dic. Correo militar destinado a Irak y Afganistán
16 de dic. Parcel Post®
21 de dic. Correo de primera clase (First-Class Mail®)
21 de dic. Correo Prioritario (Priority Mail®), la mejor oferta en envìos
23 de dic. Correo Expreso (Express Mail®)*
* Los compromisos del servicio de Correo Expreso se basan en las horas en las que se traiga el correo. Consulte a uno de nuestros empleados o visite www.usps.com para obtener más detalles.
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Home For The Holidays
Hoja de Datos/de Vuelta a Casa por las Fiestas
No pelee contra la madre naturaleza en esta temporada de fiestas. Quédese en casa donde está cómodo y calentito y deje que el Servicio Postal (Postal Service™) haga lo que mejor sabe hacer, recoger y entregar correo. La Oficina de Correos (Post Office™) más cercana está haciendo clic en USPS.com®, para todas sus necesidades de envìos durante las fiestas. Encontrará todo lo que necesita para sus envìos para estas fiestas en un solo lugar.
n La recolección gratuita de paquetes en casa o en la oficina está disponible, llueva, truene o relampaguee.
n A diferencia de otras empresas de envìos, este servicio se ofrece sin costo. www.usps.com/pickup
n Recogeremos sus regalos y nos llevaremos sus devoluciones. El cartero recogerá el paquete cuando entregue su correo habitual, independientemente de la cantidad de paquetes que envìe.
n Compre estampillas, papeles y sobres, y productos para estampillas desde la computadora de su hogar o de la oficina. Estos servicios se encuentran a solo unos clic de distancia usando Internet y The Postal Store®. Puede comprar estampillas por precio, tema o tipo, y las recibirá en solo unos dìas. Se cobra una cantidad pequeña por manipulación y envìo.
n Convierta sus momentos favoritos de las fiestas en estampillas con Franqueo personalizado (Customized Postage), disponibles a través de cuatro vendedores autorizados. Dirìjase a www.usps.com/postagesolutions/
customizedpostage.htm.
n Imprima etiquetas de envìo y pague el franqueo con Click-N-Ship® mientras disfruta de un chocolate caliente u hornea galletas navideñas.
n Cree y envìe tarjetas de felicitación, tarjetas postales o tarjetas fotográficas personalizadas y de alta calidad desde su computadora. Ya sea que esté enviando una tarjeta o diez mil, solo haga clic para crear sus propios saludos personalizados.
n ¿Necesita una caja? No hay problema. Pida suministros de empaque ecológicos gratuitos para todas sus necesidades de envìo entregados en la puerta de su casa u oficina.
Top Ten Bargains In Shipping
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Hoja de Datos/Las Diez Mejores Ofertas de Envìo
10. A diferencia de otras compañìas de envìo, el Servicio Postal (Postal Service™) no cobra más por entregas los sábados ni agrega recargo por combustible. El precio que ve es el precio que tendrá que pagar.
9. Envìe la alegrìa de las fiestas a los hombres y mujeres uniformados de servicio en el exterior con la caja de tarifa fija (Flat Rate Box) de Correo Prioritario (Priority Mail®) tamaño grande y reciba un descuento de $2.
8. Solo 44 centavos desde Washington, DC, hasta el estado de Washington. Las tarjetas navideñas se envìan en un santiamén con las festivas estampillas de las fiestas de invierno (Winter Holidays). Se podrán comprar estampillas sobre Kwanza, Jánuca, y Ramadán, asì como de la Virgen y el Niño, durante toda la temporada de fiestas.
7. ¿Va a salir por las fiestas? No se preocupe. El Premium Forwarding Service™ le permite solicitar que todo su correo sea enviado al lugar en el que se encuentre temporalmente. La mayor parte del correo se reenvìa una vez a la semana por Correo Prioritario. La tarifa de inscripción cuesta apenas $15.00 y las tarifas de reenvìo semanal son de $13.95. www.usps.com/premiumforwarding
6. Ahorre tiempo y combustible en estas fiestas. Cuando los costos del combustible aumentan un centavo, nuestros costos aumentan en más de $8 millones al año. Sabemos que el precio del combustible afecta sustancialmente a todos los estadounidenses. Usar www.usps.com le puede ayudar a ahorrar también esta temporada.
5. Confirmación de entrega gratuita (Free Delivery Confirmation™ service) para Correo Prioritario si envìa en lìnea en www.usps.com. ¡Ahorre sin complejos!
4. Con Correo Expreso (Express Mail®) , su regalo llega en menos de un dìa bajo del árbol. Papá Noel no es el único que trabaja en Navidad. El Servicio Postal entregará Correo Expreso en la mayorìa de las ciudades principales el 24 y el 25 de diciembre.
3. Ahorre entre un 3 y un 11 por ciento si envìa en lìnea en www.usps.com.
2. Recolección GRATUITA de paquetes en www.usps.com/pickup. Quédese cómodo y calentito en casa. La recolección gratuita de paquetes desde su casa u oficina está disponible independientemente del clima o de la cantidad de paquetes que tenga.
1. Cajas de tarifa fija de Correo Prioritario, solo con el Servicio Postal de los EE. UU (U.S. Postal Service®). Desde apenas $4.95, las Cajas de tarifa fija de Correo Prioritario son lo último en cajas para empacar regalos. Prácticamente no hay que pesar: si cabe, se envìa. Y es el mismo precio bajo a cualquier estado de la unión.
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Quick Tips For Holiday Mailing
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Mailing Tips To Avoid Holiday Glitches
Consejos Para las Fiestas Para Evitar Imprevistos con el Correo
Preparación de los Paquetes
n Escribir claramente la dirección con letra de imprenta.
n Incluya todos los elementos de la dirección (número de apartamento o de suite, información de orientación de las calles, como 123 S. Main St. o 12456 Elm St. N).
n Incluya información “de” y “para” en los paquetes pero solo de un lado. No se permite anotar nada más. Pegue el paquete con cinta de embalaje o con cinta que no se desprenda fácilmente durante el envìo. Además, proteja el contenido según corresponda.
n Nunca adivine un código postal. NO poner el código es mejor que poner un CÓDIGO POSTAL INCORRECTO.
n En muchas áreas metropolitanas se hace entrega de Correo Expreso (Express Mail®) el dìa de Navidad.
Consejos Para Empacar
n Elija una caja que sea lo suficientemente resistente para proteger el contenido. Deje espacio para poner material de protección dentro de la caja.
n Para su comodidad, el Servicio Postal (Postal Service™) vende cajas “ReadyPost®”, listas para el envìo, en la Oficina de Correos (Post Office™).
n Proteja el contenido con papel de periódico rasgado o enrollado, envoltorio plástico de burbujas o perlas de poliestireno. También se pueden usar palomitas de maìz sin sal. Cuesta poco y es ecológico. Empaque firmemente para evitar que el contenido se desplace durante el envìo.
n Use siempre cinta engomada diseñada para envìos, como la sensible a la presión, la de papel de embalaje reforzada con nailon o la sensible a la presión de vidriorresina.
n No utilice papel para envolver, cuerda, cinta de enmascarar ni cinta de celofán.
n Ponga las direcciones de origen y envìo de un solo lado del paquete.
n Si empaca productos en polvo, asegúrese de que estén en sobres acolchados resistentes a los escapes.
n Ponga una etiqueta adicional con las direcciones de entrega y devolución dentro del paquete. Esto garantiza el retorno seguro de un artìculo que no pudo ser entregado si la etiqueta exterior se daña o se desprende.
n Sáquele las pilas a los juguetes. Envuélvalas y póngalas al lado de los juguetes en la caja de envìo. Se recomienda que los clientes incluyan las pilas nuevas en el empaque del fabricante.
n Rellene los artìculos de vidrio, frágiles y huecos, como floreros, con papel de periódico o material de empaque para evitar el daño. Si envìa fotografìas enmarcadas, sáqueles el vidrio y envuélvalo por separado.
n Use Click-N-Ship® para ahorrarse el viaje a la Oficina de Correos. Con una etiqueta con franqueo pagado Click-N-Ship, puede entregarle su paquete al cartero o ponerlo en un buzón azul en la calle. Los paquetes que lleven sìmbolos de PC Postage® de las empresas asociadas, como Stamps.com, Endicia o Zazzle también disfrutan de este servicio. www.usps.com/onlinepostage/welcome.htm
n Los paquetes enviados con sellos postales que pesen 13 onzas o más se pueden dejar para que los recoja su cartero, pero no se deben poner en un buzón azul.
n El correo internacional y APO/FPO (Army Post Office/Fleet Post Office) que tenga etiquetas con franqueo pagado Click-N-Ship se puede dejar para que lo recoja su cartero, pero no se debe poner en un buzón azul.
n Los clientes que estén preparando paquetes internacionales en lìnea pueden llenar formularios de aduana, pagar el franqueo, imprimir una etiqueta de envìo y recibir también un descuento en www.usps.com/clicknship. Los clientes que simplemente deseen preparar formularios de aduana o etiquetas de envìo también pueden hacerlo al imprimir los formularios de aduana correspondientes en http://webapps.usps.com/customsforms.
n Pida cajas, tubos y sobres ecológicos gratuitos para Correo Expreso y Correo Prioritario (Priority Mail®) en lìnea en www.shop.usps.com, por teléfono al 1-800-610-8734, o en su Oficina de Correos local.
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Click-N-Ship Fact Sheet (English)
Click-N-Ship Fact Sheet (Spanish)
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Create Holiday Cards and Letters for Friends, Family, or Customers!
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Fact Sheet
Cree tarjetas y cartas para estas fiestas para sus amigos, familiares o clientes.
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Fact Sheet
The Postal Store Fact Sheet (English)
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The Postal Store Fact Sheet (Spanish)
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Carrier Pickup Fact Sheet (English)
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Carrier Pickup Fact Sheet (Spanish)
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— Public Relations, Corporate Communications, 11-5-09
